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Beleg oder Bonpflicht

Seit 2020 gilt für alle elektronischen Kassensysteme die Belegausgabepflicht, welche meist als Bonpflicht bezeichnet wird. CashBook, das Kassensystem für Freizeitparks wie den Indoorspielplatz oder Trampolinpark verfügt selbstverständlich über die entsprechende Voraussetzung zur Erfüllung der Bonpflicht. Dennoch möchten wir die landläufig als Bonpflicht bekannte Belegausgabepflicht nachfolgend gerne im Detail darstellen.

Belegausgabepflicht oder Bonpflicht

Im Rahmen der landläufig genannten Bonpflicht, werden die Begriffe Bon, Quittung oder auch Rechnung meist als Synonym für einen Beleg genutzt. Hier ist allerdings deutlich zu unterscheiden:

Beleg: Hierunter versteht man Dokumente, die dem Nachweis eines geschäftlichen Vorgangs dienen. Grundsätzlich gilt, keine Buchung ohne Beleg. Nur so kann nachgewiesen werden, dass ein Leistungsempfänger auch die entsprechende Leistung erhalten und diese bezahlt hat.
Ein Bon wiederum ist ein vom Kassensystem erzeugtes Dokument über den Kauf und die Bezahlung von Dienstleistungen oder Waren.
Eine Rechnung wird verwendet, um den Leistungsempfänger über das fällige Entgelt zu informieren bzw. diese einzufordern. Eine Rechnung gilt somit nicht als Zahlungsbeleg. Sie ist lediglich die Bestätigung dafür, dass eine Leistung oder ein Produkt dem Kunden übergeben wurde.
Eine Quittung aber bestätigt den Empfang einer Zahlung und der entsprechenden Leistung. Sowohl die Leistung als auch die Zahlung wurde also erbracht.

Was bedeutet Bonpflicht?

Jedes Kassensystem gibt einen automatischen Bon aus. Die Aushändigung an den Kunden ist verpflichtend. Es sei denn, der Kunde lehnt die Übergabe dankend ab. Doch ein Bon ist Pflicht. Dies ist ggf. auch auf elektronischem Weg möglich. In diesem Fall wird der Bon bzw. der entsprechend Beleg dann dem Kunden per E-Mail oder vergleichbarem, elektronischen Weg übermittelt.

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Wer eine elektronische Kasse betreibt und seinen Kunden einen elektronischen Beleg anbietet, muss sicherstellen, dass der Bon dem Kunden dann auch tatsächlich zugänglich ist. Eine einfache Ansicht auf einem Kassenterminal genügt hier nicht. Der Beleg muss dem Kunden in irgendeiner Form zugestellt werden.

Werden Bons hingegen in Papierform zur Verfügung gestellt, genügt es, den ausgedruckten Bon dem Kunden direkt anzubieten. Ob der Kunde den Bon auch annimmt, bleibt ihm überlassen.

Es bleibt dem Anbieter also überlassen, ob der Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform übergeben wird. Voraussetzung ist, dass die Signierung durch die TSE vor Bereitstellung des Kassenbons abgeschlossen wurde und dass der Beleg unmittelbar zur Verfügung gestellt wird.

Ein Verstoß gegen die Bonpflicht wird bis zum heutigen Datum (Stand April 2024) jedoch nicht geahndet. Es handelt sich somit also nicht um eine strafbare Handlung und es werden auch keine Bußgelder verhängt. Wer jetzt allerdings nachweislich nicht am vorgeschriebenen Belegsystem mitwirkt, weckt natürlich das Interesse der zuständigen Steuerfahndung. Wird also nachweislich wiederholt kein Beleg ausgegeben, können weitere Prüfungen die Folge sein.

DSFinV-K und TSE

Mit Verabschiedung der Kassensicherungsverordnung wurde auch die Belegausgabepflicht verpflichtend. Sie ist, ebenso wie die Technische Sicherheitseinrichtung – Kurzform: TSE – Teil dieser Verordnung. Hierdurch sollen Kassenmanipulationen verhindern und daraus resultierende Steuerhinterziehungen vorgebeugt werden.

Dazu muss jeder Beleg eine eindeutige Identifikationsnummer besitzen. Wird diese Nummernkette unterbrochen, wird das Finanzamt voraussichtlich Ermittlungen wegen möglicher Unregelmäßigkeiten aufnehmen.

Für Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem bietet die Bonpflicht aber durchaus auch Vorteile. Sie bietet nämlich eine gewisse Rechtssicherheit. Wer also ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) betreibt, muss die Stimmigkeit der entsprechenden Aufzeichnungen künftig nicht mehr nachweisen. Bei der elektronischen Erfassung aller Umsätze setzt das Finanzamt die Vollständigkeit der Aufzeichnungen voraus.Mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export sind sämtliche Aufzeichnungen jederzeit standardisiert nachweisbar.

Die Befreiung von der Bonpflicht

Grundsätzlich ist eine Befreiung von der Belegausgabepflicht möglich. Wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkauft werden, kann eine individuelle Belegausgabe als unzumutbar gewertet werden. In diesem Fall könnte man bei der zuständigen Finanzbehörde eine Befreiung beantragen.

Voraussetzung für eine solche Befreiung ist allerdings die sachliche oder persönliche Härte. Eine Befreiung von der Bonpflicht aus diesem Grund ist in somit also recht unwahrscheinlich. Die oft genannte Papierverschwendung oder der Kostenfaktor Bonrollen genügen definitiv nicht als Argument, um sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Und darüber hinaus kann der Kunde dann dennoch nach einer Quittung verlangen, welche ihm auch zusteht.

Auch bleibt die TSE-Pflicht inklusive aller Aufzeichnungen von dieser (recht unwahrscheinlichen) Befreiung unberührt.

Welche Inhalte ein Kassenbeleg liefern?

Neben den Informationen zur gekauften Ware, sind folgende Angaben im Rahmen der TSE mittlerweile zwingender Bestandteil des Kassenbons:

Name und Anschrift des Unternehmens
Zeit und Datum der Belegausstellung
Art und Menge des Produkts bzw. der Leistung
Rechnungsbetrag und angewandter Steuersatz

Im Rahmen der TSE hat sich der Kassenbon natürlich deutlich verlängert. Die entsprechenden Informationen müssen schließlich alle untergebracht werden. Um das Ganze dann doch wieder zu verkürzen, ist die Einbindung aller relevanten Daten im einem QR-Code möglich. Rein TSE-relevante Informationen können somit in einem solchen Code eingebunden werden: